نرمافزار PMS یا مدیریت پروژه چیست؟
در اصل نرمافزار مدیریت پروژه با هدف تسهیل گردشکار تیم در پروژه ایجاد شده است. این نرمافزار هم برای تیمهای کوچک استارتآپی و همچنین تیمهای فصلی بزرگ یا حتی چندین تیم مختلف که برای تکمیل یک پروژه نیاز به همکاری دارند مناسب است. بعلاوه این نرمافزار به شما امکان میدهد تا وظایف را به افراد اختصاص داده، مهلتهای تعیین شده را برای اطمینان از آنها پیگیری کنید و البته کل روند را از محل مدیریت مرکزی کنترل کنید.
علاوه بر این نرمافزار مذکور به پرسنل و مدیران سازمانها جهت پیشبرد پروژهها، دستیابی به اهداف تیم و همزمانسازی کارهای جداگانه یاری میرساند. یک نرمافزار مدیریت پروژه خوب مجموعهای از ابزارها را در اختیار شما قرار میدهد. همچنین به شما این امکان را میدهد که منابع را توزیع کنید، خروجیها را کنترل کرده و بارهای کاری را کنترل کنید. نرمافزار مدیریت پروژه را میتوان در هر نوع شغل مورد استفاده قرار داد که در آن شما باید پروژهها را همراه با وظایف موجود در آن پروژه مدیریت کنید. همچنین این نرمافزار به تقسیم پروژهها به کارهای جداگانه، تجزیهوتحلیل بهرهوری، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم کمک میکند.
مزیت بزرگ!
نرمافزار مدیریت پروژه فراتر از مدیریت وظایف میباشد. در اصل نرمافزار مدیریت پروژه یک راهحل کاملاً بزرگ ارائه میدهد تا بتوانید پرسنل سازمان را هدایت کنید. اسناد را مدیریت کرده و در پروژههای خود تعادل را برقرار کنید. درحالیکه نرمافزار وظیفه افراد موجود در همان پروژه را تقسیم میکند، فضایی را برای خود مدیریت فراهم میکند و موعد مقرر اتمام پروژه را تعیین میکند. همچنین گردش کار را به فرایندهای خودکار تبدیل میکند.
وقتی به فکر یک نرمافزار مدیریت پروژه برای شرکت خود هستید، باید تصمیم بگیرید که آیا میخواهید مبتنی بر ابر باشد یا خیر. کدام گزینه نیازهای تجارت شما را بهتر برآورده میکند؟ این تصمیم به شما کمک میکند مقداری از هزینههای راهاندازی پروژه بکاهید، زیرا هزینه ویژگیهایی که شرکت شما به آنها نیازی ندارد پرداخت نمیکنید. لیستی از نیازهای خاص خود را تهیه کنید و سپس به دنبال فروشنده ای با اولویتهای خود باشید.
انواع نرمافزار مدیریت پروژه
تمام نرمافزارهای مدیریت پروژه را میتوان به دو نوع بزرگ تقسیم کرد:
1. On-premise software:
این سرویس در سرور سازمان شما که در مرکز داده قرار دارد و توسط تیمی از متخصصان فناوری اطلاعات نگهداری میشود.
2. Online software:
این امر بهویژه در میان مشاغل متوسط و کوچک که در صنایع مختلف کار میکنند محبوب است. این نوع نرمافزار مدیریت پروژه بر روی فناوری مبتنی بر ابر کار میکند و توسط ارائهدهندگان خدمات برنامه بهصورت SaaS (نرمافزار بهعنوان سرویس) ارائه میشود.
دستههای نرمافزار مدیریت پروژه
ما میتوانیم دو دسته از نرمافزارهای مدیریت پروژه را برجسته کنیم:
- نرمافزار مدیریت وظیفه
- نرمافزار زمانبندی پروژه
کاملا مشخص است که نرمافزار مدیریت وظیفه برای همکاری بسیار مفید است. به شما امکان میدهد وظایفی ایجاد کنید، مهلت تعیین کنید و افراد را به کارهای ایجاد شده اضافه کنید. این نرمافزار تاریخهای سررسید را به شما نشان میدهد اما مشخص نمیکند که چه زمانی این تاریخها برآورده میشوند.
در مورد نرمافزار زمانبندی پروژه، این برنامه وابستگی به وظایف و در دسترس بودن کارکنان را در نظر میگیرد و سپس کل جدول زمانی پروژه را محاسبه میکند. بهعبارتدیگر، نرمافزار زمانبندی پروژه به شما نشان میدهد که با در دسترس بودن تیم داده شده، ساعات کار و برنامه تعطیلات، میتوانید به چه مرحلهای از پروژه برسید. با داشتن این دادهها با اطمینان میتوانید تاریخ پایان پروژه را پیشبینی کنید.
اگر پروژه شما محدودیت زمانی ندارد، میتوانید نرمافزار مدیریت کار را انتخاب کنید. اما اگر مهلت زمانی دارید، بهتر است یک نرمافزار مناسب برنامهریزی پروژه انتخاب کنید که تاریخهایی را که میتوانید به دست آورید را به شما نشان دهد و شما را در مسیر روشنی قرار دهد تا آنها را از دست ندهید. Trello نمونهای از یک ابزار مدیریت کار ساده و کارآمد است. توسط بسیاری از شرکتها در سراسر جهان پذیرفته شده است.
8 مزیت استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه
هدف اصلی نرمافزار مدیریت پروژه کمک به مدیران در مراحل مختلف پروژه است. از این نظر، سیستمهای کامل دارای مزایای بیشماری هستند. با یکپارچه کردن برنامهریزی پروژه، مدیریت منابع، همکاری تیمی، امور مالی و صورتحساب، ردیابی زمان و گزارش، میتوانید پروژهها را از مراحل ابتدایی تا مرحله نهایی مدیریت کنید.
1. برنامهریزی بیدردسر پروژه
در بنگاههای اقتصادی بیشتر وقت صرف شده برای برنامهریزی بههدر میرود. مهمترین مزیت نرمافزارهای پیشرفته مدیریت پروژه، اتوماسیون هنگام برنامهریزی و زمانبندی پروژه است. این نرمافزارها نهتنها به متخصصان پروژه کمک میکنند تا پایه محکمی برای پروژههای خود ایجاد کنند. ابزارهایی را برای تعیین نقاط عطف، نقاط اصلی و نقشها قبل از اجرا فراهم میکنند. همچنین برنامهها را بهروز نگه میدارند و به شما کمک میکنند تا پیشرفت را در مقایسه با خط پایه نقشه راه خود پیگیری کنید.
2. مدیریت متعادل منابع
مدیران پروژههای فصلی میدانند که برای تحویل موفقیتآمیز پروژهها، به یک استراتژی مدیریت منابع مؤثر نیاز دارند تا تیمهای خود را بدون داشتن رزرو بیش از حد برای کار و یا بالعکس، در شرایط عالی نگه دارند. اهمیت برنامهریزی منابع را نباید دستکم گرفت، زیرا استانداردهای بروز تری برای کار را ابداع میکند. ابزارهای مدیریت منابع دارای بهترین ویژگیها برای شناسایی تنگناها و بینش منابع در هنگام ورود افراد بیشتر به تیم هستند.
3. پیشبینی خط لولهای
بیشتر اوقات، نقش مدیر پروژه به معنای مدیریت چندین پروژه است. مسلماً با ابتکار عمل بیشتر و هدایت موازی آنها، شرکتها از رقابت و سودآوری بالاتری برخوردار میشوند. با اینحال، آنچه اغلب با مدیریت چند پروژه همراه است، عدم دید در نحوه تخصیص و پیشرفت چندین پروژه است. نرمافزار مدیریت پروژه مروری بر پروژههای تمام شده، در حال اجرا و برنامهریزیشده در اختیار مدیران قرار میدهد. بنابراین میتوان از انواع گلوگاهها قبل از اینکه منجر به یک فاجعه شود، جلوگیری شود.
4. بهبود همکاری تیمی
علاوه بر مزایای مختلف نرمافزار مدیریت منابع، راهحلهای مدیریت پروژه با هدف بهبود همکاری تیمی طراحی شدهاند. مدیران غالباً وظایف جداگانهای را تعیین میکنند که بخشی از یک پروژه بزرگتر است که کل تیم در حال انجام آن است. نرمافزار مدیریت پروژه با بحث در مورد وظایف، جدول زمانی، وابستگیها، کارهای برجسته و غیره، روشی استاندارد را برای کارمندان در پروژهها فراهم میکند.
5. مدیریت بودجه پروژه در زمان واقعی
بودجه یکی از مهمترین موارد در کنترل پروژههای شماست. پیشرفت برای هر شغل به این بستگی دارد که در بودجه پیشبینیشده چقدر میتوانید صرفهجویی کنید. نرمافزار مدیریت پروژه به کنترل بودجه از بیانیه اولیه کار تا تحویل نهایی کمک میکند.
6. گزارشدهی هر دقیقه
برای دستیابی به موفقیت درازمدت در هر کاری، نظارت بر پیشرفت کار ضروری است. نرمافزار اختصاصی نقش مهمی در نظارت بر مراحل پروژهها دارد و میتواند بینشی در مورد اینکه همه چیز بهموقع به پایان میرسد یا خیر، ارائه دهد. این امر از طریق ثبت زمان روزانه که مستقیماً وارد ساز و کار گزارش میشود، حاصل میشود. راهحلهای نرمافزاری مدیریت پروژه میتواند به شما در تصمیمگیری صحیح کمک کند زیرا تمام جزئیات را در یک مکان مشخص قرار دادهاید.
7. ارتباطات داخلی و خارجی مؤثر
نرمافزار مدیریت پروژه یک کانال ارتباطی راجعبه وظایف و پروژهها را هم برای تیم داخلی و هم برای مشتریان شما و سایر ذینفعان ایجاد میکند.
8. افزایش رضایت مشتری
یکی دیگر از مزایای ذکر شده نرمافزار مدیریت پروژه، افزایش رضایت مشتری است و مشتری راضی کسی است که دوباره او را خواهید دید.
ماژول مدیریت پروژه در نرمافزار Focus ERP
نرمافزار Focus Softnet مدیریت پروژه را از طریق ماژول پیشرفته هزینهیابی و مدیریت پروژه سادهتر از همیشه میکند. این نرمافزار کلیه جنبههای مدیریت پروژه را از جمله جمعآوری پروژه، برآورد، نقلقول و تعریف بودجه را شامل میشود. با استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه Focus ERP، از بینشهای پیشرفت پروژه همراه با اطلاعات مالی آن بهرهمند خواهید شد. بعلاوه این نرمافزار بهترین برنامه برای مشاغل فعال در صنایع مبتنی بر پروژه مانند برنامهریزی، توسعه امکانات و معماری است که دارای ویژگیهای بسیار زیادی میباشد.
ویژگیهای نرمافزار مدیریت پروژه Focus ERP:
- ارائه راهکار یکپارچه PROJECT-CENTRIC که کلیه مراحل چرخه پروژه را مدیریت میکند.
- ارائه گزارش بر اساس اطلاعات زمان واقعی
- ارائه ابزارهای ردیابی و قابلیت برنامهریزی پیشرفته که به طور خاص برای پاسخگویی به نیازهای منحصربهفرد طراحی شده است.
- امکان شناسائی پروژه، همگامسازی تاریخها، کنترل وضعیت/مهلتها و تضمین بهرهوری صرفنظر از اینکه شما یک پروژه واحد یا چند پروژه را اجرا میکنید.
- ماژول نرمافزاری مدیریت پروژه Focus ERP همچنین نیازهای جامع صورتحساب پروژه را برطرف میکند. شما میتوانید با استفاده از بهینهسازی موجودی، از دسترس بودن منابع اطمینان حاصل کنید و از اتمام منابع خود جلوگیری کنید. همچنین به شما امکان میدهد که نمای کاملی از ظرفیت منابع برای افزایش کارایی آنها داشته باشید.
مزیتهای نرمافزار مدیریت پروژه Focus ERP:
قابلیت دسترسی با تلفن همراه
از هر مکانی توسط تلفن همراه خود به سیستم دسترسی پیدا کنید و گزارشهای در لحظهای در مورد پیشرفت پروژه را دریافت کنید.
مدیریت موجودی
ویژگیهای قدرتمند مدیریت موجودی کالا به شما کمک میکند از ذخیره بیش از حد مواد اولیه و کمبود مواد جلوگیری کنید.
داشبورد مدیریتی آسان
داشبوردهای سفارشی با نمودارهای زنده که میتواند بر اساس نقش و مسئولیت کاربران اختصاص داده شوند.
وضعیت قابلتعریف توسط کاربر
وضعیتی را به پروژهای اختصاص داده، مراحل مهم خود را معرفی کنید تا پیشرفت هر پروژه را بهراحتی تشخیص دهید.
فاکتور الکترونیکی و مدیریت اسناد
این نرمافزار انجام فرایندها بهصورت کاملاً بدون کاغذ را تسهیل میکند. همچنین قابلیت پشتیبانی از فاکتور الکترونیکی و مدیریت اسناد را دارا میباشد.
برآورد / کنترل بودجه
بودجههای برآورد شده را بر اساس منابع، نیروگاهها و ماشینآلات و قراردادهای زیرمجموعه با هشدارهایی پیش از هزینه دریافت کنید.
جوایز شرکت Focus ERP از وب سایت های معتبر در سال 2021
ماژول درخواست های خدمات مهندسی (TSR) و مدیریت پروژه ها:
هر ساله در پتروشیمی ها اقدامات و پروژه های زیادی با هدف کاهش ریسک و کاهش هزینه های سازمان انجام می پذیرد که براساس میزان هزینه آن تحت عنوان TSR و Project پیگیری می شود.
مدیریت عملکرد و پیشرفت این پروژه ها در کنار بررسی درخواست و تاییدات مرتبط با آنها حجم قابل توجهی از فعالیت های روزانه سازمان را در بر می گیرد. بعلاوه ارزش ریالی پروژه ها و فعالیت های اصلاحی انجام شده در طول یک سال نیز سهم بزرگی از هزینه های سازمان را تشکیل می دهد.
به همین منظور استفاده از یک سیستم یکپارچه مدیریت پروژه ها و تمامی منابع مرتبط با آنها بدون شک موجب افزایش بهروری و سرعت اجرای هر یک از پروژهها در کنار کاهش هزینه های آنها خواهد شد.
استفاده از ماژول:
بکارگیری ماژول مدیریت پروژه ERP در پتروشیمی ها در کنار حذف تاییدات کاغذی و افزایش سرعت انجام تائیدیه ها و بررسی های مالی و بودجهای مرتبط با آن موجب افزایش شفافیت و سطح مستندسازی این فرایند خواهد شد. این سطح از شفافیت و مستندسازی به درک بهتر وضعیت هر یک از پروژه ها و شناسایی گلوگاه های احتمالی آن ها کمک شایانی خواهد کرد.
همچنین به دلیل یکپارچه سازی ایجاد شده در بین تمام واحد های سازمان علاوه بر مدیریت عملکرد و پیشرفت پروژه، امکان تعریف و مدیریت تمامی فعالیت های جانبی پروژه همچون درخواست خریدهای مرتبط با آن، مدیریت مالی پروژه، جذب و استخدام کارکنان پیمانی مرتبط با پروژه، مدیریت انبار پروژه و… در ذیل پروژه اصلی وجود خواهد داشت.
به این ترتیب که امکان رصد، برنامه ریزی و حتی شناسایی گلوگاههای تمامی فعالیت های مرتبط با این پروژه و تلاش در رفع آنها بطور یکپارچه وجود خواهد داشت که میتواند صرفهجوییهای جدی را در این زمینه به دلیل متمرکز بودن اطلاعات تمامی این فعالیت ها ایجاد نماید.
کلام آخر:
بطور کلی مدیریت محتوا ها بر اساس پروژه و ذخیره اطلاعات و تمامی محتواهای مرتبط با یک پروژه از جمله تمامی مستندات فنی و قانونی مرتبط با آن تحت عنوان آن پروژه می تواند در بازیابی اطلاعات مرتبط به یک پروژه بسیار موثر باشد.
همچنین این امکان را به مدیران می دهد تا بتوانند به راحتی تمامی فعالیت ها و اطلاعات مرتبط با یک پروژه را مورد تحلیل قرار دهند. بطور مثال الصاق سوابق پیمانکاران و ارزیابی های مرتبط با پروژه و پیمانکاران پروژه به مدیران سازمان این امکان را خواهد داد تا با دید و اطلاعات بهتری نسبت به انتخاب پیمانکار و الزامات اجرایی پروژههای مشابه تصمیم گیری کنند.